Wat eerder buiten beeld bleef
Copilot maakt zichtbaar
Een medewerker wisselt van functie, een project wordt afgerond en een externe partij vertrekt. Nieuwe rechten worden meestal geregeld, maar bestaande rechten blijven gemakkelijk staan. Daardoor kan iemand jaren later nog toegang hebben tot documenten die niet meer bij zijn werk horen. Vaak merkt niemand dat, omdat die informatie verspreid staat over Teams, SharePoint en OneDrive en nauwelijks wordt opgezocht.
Microsoft Copilot verandert dat. Niet doordat gebruikers meer rechten krijgen, maar doordat informatie waarvoor zij al toegang hebben veel eenvoudiger vindbaar wordt. Een oud projectdocument of vertrouwelijk rapport dat jarenlang buiten beeld bleef, kan daardoor ineens relevant worden in een zoekvraag of antwoord.
Dat is een belangrijk verschil. Het risico van een recht wordt niet alleen bepaald door wat iemand mag openen, maar ook door hoe eenvoudig informatie te vinden is. Een vertrouwelijk document in een oud project vormt een ander risico wanneer iemand precies moet weten waar het staat dan wanneer relevante informatie veel sneller naar voren komt. Copilot maakt zo zichtbaar waar bestaande rechten niet meer passen bij de organisatie van vandaag.
Overzicht verdwijnt
Een Microsoft 365 omgeving groeit stap voor stap. Nieuwe Teams worden aangemaakt, SharePoint sites komen erbij en externe partijen krijgen tijdelijk toegang. Ondertussen veranderen medewerkers van functie en worden projecten afgesloten. In de praktijk worden rechten daardoor veel vaker toegevoegd dan verwijderd.
Goed beheer gaat verder dan controleren of een account correct staat ingesteld in Entra ID. Toegang kan ook ontstaan doordat iemand lid is van een groep of toegang heeft tot een Team of SharePoint site. Een account kan dus goed zijn ingericht, terwijl iemand via oude groepen nog steeds informatie uit een eerdere functie of een afgerond project kan bekijken.
Juist daar maakt Copilot een bestaand probleem beter zichtbaar. Copilot gebruikt de informatie en rechten binnen Microsoft 365 om relevante informatie te vinden. Heeft een medewerker nog toegang tot oude documenten of vertrouwelijke rapportages, dan kan die informatie dus ook naar voren komen. AI omzeilt de beveiliging niet, maar maakt bestaande rechten wel belangrijker.
Toegangsrechten opnieuw bekijken
Voordat Copilot breed wordt ingezet, is het daarom verstandig verder te kijken dan alleen actieve accounts. Welke Teams en SharePoint sites worden nog gebruikt? Welke groepen geven toegang tot gevoelige informatie? Zijn gastaccounts nog nodig? En passen bestaande rechten nog bij de huidige functie van medewerkers?
Kijk daarbij niet alleen naar wie toegang heeft, maar ook naar de informatie zelf. Niet alle informatie waarvoor iemand technisch toegang heeft, is voor het huidige werk nog nodig. Maak daarom duidelijk welke informatie gevoelig is, wie deze nodig heeft en wie verantwoordelijk is voor de toegang.
Een goed beheerd account betekent namelijk niet automatisch dat alle rechten nog nodig zijn. Iemand kan nog lid zijn van groepen die horen bij een oude functie of een afgerond project. Controleer daarom regelmatig groepen, gastaccounts en oude Teams en SharePoint sites. Pas het principe van minimale rechten toe en leg vast wie verantwoordelijk is voor gevoelige informatie.
Beheer blijft nodig
Een eenmalige opschoonactie voordat Copilot wordt ingevoerd is niet genoeg. Na verloop van tijd ontstaan opnieuw projecten, groepen, gastaccounts en uitzonderingen. Zonder vast beheer groeit dezelfde situatie vanzelf terug.
Leg daarom vast wie rechten beoordeelt, wanneer dat gebeurt en wat er moet gebeuren wanneer iemand van functie verandert of een project eindigt. Maak dit onderdeel van het normale beheer van Microsoft 365.
Zo houd je ook na de invoering van Copilot grip op wie welke informatie kan bereiken.
Dat heeft voordelen die verder gaan dan AI. Minder overbodige rechten verkleinen de kans op ongewenste inzage en datalekken, helpen bij compliance en maken het beheer overzichtelijker. Bovendien weet je beter waar gevoelige informatie staat en wie daar echt bij moet kunnen.
Copilot creëert het probleem dus niet. Het maakt vooral duidelijk dat organisaties jarenlang onbewust konden vertrouwen op een extra drempel namelijk informatie was wel toegankelijk, maar niet altijd eenvoudig te vinden. Nu die drempel kleiner wordt, moeten de rechten zelf de juiste grens bepalen.
Weet je niet zeker of bestaande rechten, gastaccounts en het beheer van informatie nog passen bij hoe je organisatie vandaag werkt? Neem gerust contact met ons op. We denken graag met je mee.
