TPRC

Sinds 2011 werkt ROOT samen met TPRC, een toonaangevend onderzoekscentrum gespecialiseerd in thermoplastische composieten. Deze samenwerking, die begon met het ondersteunen van een klein team, heeft zich door de jaren heen ontwikkeld tot een partnership dat cruciaal is voor de groei en technologische ontwikkeling van TPRC. In deze case blikken we, samen met Edwin Klompen van TPRC en Johnny Wiersma van ROOT, terug op het ontstaan van de samenwerking, de uitvoering van een recent project en de unieke dynamiek die deze samenwerking kenmerkt.

Een samenwerking die groeit met de tijd

De samenwerking tussen ROOT en TPRC begon op bescheiden schaal. TPRC, gefinancierd door grote namen in de luchtvaart en de Universiteit Twente, was destijds een kleine organisatie met een beperkt IT-landschap. ROOT ondersteunde hen in het beheren van laptops en servers. Maar met de groei van TPRC, in personeelsomvang, onderzoeksprojecten en fysieke ruimte, groeide ook de omvang van ROOT’s rol.

Waar ROOT eerder verantwoordelijk was voor basisondersteuning, is hun rol vandaag de dag veelomvattender. ROOT helpt bij het inrichten en onderhouden van netwerken, dataopslag, beveiligingssystemen en de centrale back-upvoorzieningen. Ook verzorgt ROOT de e-mailinfrastructuur en authenticatiesystemen. De samenwerking groeide mee met de uitbreidingen van TPRC, waarbij het IT-landschap telkens moest worden aangepast aan nieuwe ruimtes en een groeiend aantal medewerkers. Dit partnership is gebouwd op een gedeeld vertrouwen en een gemeenschappelijk doel: het creëren van een stabiele en schaalbare IT-infrastructuur die TPRC in staat stelt om zich volledig op hun onderzoek te richten.

Het project

Onlangs vroeg TPRC ROOT om een cruciaal project op te pakken: de herinrichting van hun IT-infrastructuur. De bestaande apparatuur werd ouder en zou op den duur niet meer voldoen aan de eisen van de groeiende organisatie. Het project omvatte de vervanging van NAS-systemen (dataopslag), de implementatie van een UPS-systeem voor betrouwbare stroomvoorziening en de volledige herinstallatie van de patchkast, die in de loop der jaren minder georganiseerd was geraakt. Ook werd de Wifi-infrastructuur volledig vernieuwd om een betere dekking en betrouwbaarheid te garanderen.

De aanpak van ROOT bleek een succes. Samen met Edwin Klompen, de nieuwe IT-manager van TPRC, bouwde ROOT voort op de eerder in kaart gebrachte behoeften en verfijnde deze waar nodig. Dit gebeurde niet vanuit een afstandelijke houding, maar in nauwe samenwerking, waarbij ROOT zowel een adviserende als een uitvoerende rol vervulde. Johnny Wiersma van ROOT benadrukt het belang van een proactieve aanpak: "Je kan wel een oplossing bieden, maar als je vooraf goed adviseert, voorkom je storingen en kan iedereen zich beter richten op hun eigen werk."

Binnen geringe tijd werd het netwerk verbeterd, de opslagstructuur herzien en de patchkast opnieuw ingericht. Hoewel er tijdens de implementatie kleine uitdagingen waren – onvermijdelijk bij een dergelijke omvangrijke ingreep – werden deze snel en efficiënt opgelost. Edwin waardeerde de proactieve houding van ROOT enorm: "Ze werkten hard op de achtergrond. Ook kleine dingetjes werden in de weekenden of op maandagochtend vroeg weggestreken."

Communicatie als sleutel tot succes

Wat deze samenwerking kenmerkt, is de soepele en directe communicatie. ROOT en TPRC vertrouwen op korte lijnen, zowel via e-mail als telefonisch, en waar nodig vinden fysieke afspraken plaats. Deze aanpak maakt het mogelijk om snel in te spelen op urgente situaties, zoals een eerdere storing in een NAS-systeem, die ROOT in recordtijd wist op te lossen. Daarnaast vindt er elke drie maanden een overleg plaats waarin de voortgang en toekomstige stappen worden besproken.

De openheid van beide partijen zorgt ervoor dat er helder gecommuniceerd wordt over prioriteiten en verwachtingen. Dit is volgens Edwin een belangrijk aspect: “Ik krijg mijn antwoorden en daarbij no nonsens. Als je informatie wilt kan je die krijgen, maar ROOT onderzoekt daarnaast ook wel welke richting je op wilt en laat je zien wat de mogelijkheden zijn, die we dan samen aanpakken.”

Eerlijkheid is ook een element wat hij waardeert: “Ze zijn wel recht voor z’n raap. Het gaat erom dat je vragen gehoord worden en dat het opgelost wordt. Dit is gebeurd dus meer kan ik niet verlangen en meer verlang ik ook niet. Anders zouden ze me dat wel vertellen.”

Wat maakt de samenwerking uniek?

Wat de samenwerking tussen ROOT en TPRC echt bijzonder maakt, is de balans tussen flexibiliteit en expertise. ROOT begrijpt dat TPRC een unieke organisatie is, met een dynamische mix van vaste medewerkers, tijdelijke krachten zoals studenten en promovendi, en een breed scala aan externe partners. Dit brengt specifieke uitdagingen met zich mee, vooral op het gebied van beveiliging en dataopslag. ROOT heeft hier een adviserende en uitvoerende rol in en werkt samen met Edwin aan een stapsgewijze verbetering van de gehele automatisering.

TPRC doet ook veel zelf. Edwin stuurt het project aan en maakt beleid, die zij eens in de drie maanden samen bespreken en uitwerken tot een concreet plan. ROOT is op haar beurt verantwoordelijk voor het technische deel en het netwerk. “Het is echt een samenwerking met verdeling van de werkzaamheden” zegt Johnny.

Een specifiek aandachtspunt binnen deze samenwerking is het beheer van laptops en beveiliging voor tijdelijke medewerkers. Omdat veel studenten en promovendi hun eigen apparatuur gebruiken, is dit een uitdaging op het gebied van security. Johnny geeft aan dat hier in de toekomst nog stappen in gezet moeten worden: "Op dit moment hebben we daar nog geen volledige controle over, maar dit wordt steeds belangrijker. Een betere datastructuur helpt hier ook bij."

De toekomst: samen verder bouwen

Met de IT-infrastructuur grotendeels op orde, kijkt Edwin samen met ROOT naar de volgende stappen. Zo staat de herstructurering van dataopslag en de vernieuwing van de mailserver op de planning. ROOT blijft hier niet alleen als uitvoerende partij betrokken, maar ook als strategisch adviseur die vooruitdenkt over de beste oplossingen.

Beide partijen zijn vastberaden om deze samenwerking voort te zetten. Edwin vat het als volgt samen: "TPRC werkt al sinds 2011 samen met ROOT, en ik verwacht dat dit in de komende jaren niet zal veranderen. ROOT geeft ons eerlijk en deskundig advies, en hun expertise stelt ons in staat om ons zo veel mogelijk op onze kernactiviteiten te richten."

Wat begon als een bescheiden samenwerking is uitgegroeid tot een partnerschap dat de toekomst van TPRC mede vormgeeft. ROOT laat zien niet alleen een betrouwbare leverancier te zijn, maar ook een strategische partner die een stapje vooruitdenkt.

Deel op