Is back-up van je Microsoft 365 essentieel?

De onzekerheid van de Cloud

Veel organisaties gaan ervan uit dat hun data in Microsoft 365 (MS365) veilig is omdat het in de Cloud staat. Microsoft zorgt inderdaad voor een hoge beschikbaarheid van hun diensten, maar dat is niet hetzelfde als een volledige back-up. Er zijn verschillende scenario's waarin je alsnog data kunt verliezen als je volledig vertrouwt op de ingebouwde bescherming.

Microsoft biedt wel enkele basale beschermingsmaatregelen, zoals een beperkte bewaartermijn voor verwijderde items. Voor Exchange Online is dit standaard 14 dagen en voor SharePoint/OneDrive 93 dagen. Daarna zijn verwijderde items definitief weg. Dit is vaak te kort voor bedrijfskritische data. Bovendien biedt het geen bescherming tegen andere oorzaken van dataverlies.

Risico’s dataverlies en verantwoordelijkheden

Data in MS365 kan op verschillende manieren verloren gaan. Onbedoelde verwijdering door gebruikers is een veelvoorkomend probleem, evenals kwaadwillende acties van (ex-)medewerkers. Daarnaast zijn er bedreigingen van buitenaf, zoals malware en ransomware, die je gegevens kunnen compromitteren. 
Technische problemen, zoals datacorruptie of configuratiefouten, kunnen ook leiden tot dataverlies. 
Zonder een goede back-up ben je in deze gevallen je data kwijt of moet je een hoog losgeldbedrag betalen aan cybercriminelen.

Microsoft hanteert het principe van gedeelde verantwoordelijkheid. Zij zorgen voor de infrastructuur en beschikbaarheid, maar jij bent als klant verantwoordelijk voor de beveiliging en back-up van je eigen data. Microsoft adviseert zelf ook om een externe back-up oplossing te gebruiken. Dit betekent dat je proactief moet zijn in het beschermen van je gegevens en niet alleen kunt vertrouwen op de aanwezige standaard beveiligingsmaatregelen.

Voordelen van een externe MS365 Back-up

Een externe Microsoft 365 back-up biedt belangrijke voordelen die de standaardmogelijkheden van Microsoft overstijgen. Je kunt de bewaartermijnen afstemmen op specifieke behoeften, wat cruciaal is voor bedrijfskritische data. Granulaire herstelmogelijkheden stellen je in staat om selectief items of mappen terug te zetten zonder de hele omgeving te beïnvloeden.

Daarnaast biedt een externe back-up een onafhankelijke bescherming tegen interne en externe dreigingen, wat essentieel is voor organisaties die moeten voldoen aan strenge compliance-eisen. Een goede back-up oplossing maakt gebruik van API's voor veilige data-extractie en versleuteling, en implementeert technieken zoals incrementele back-ups, deduplicatie en compressie voor efficiëntie.
Het is ook van belang dat de oplossing alle MS365 workloads ondersteunt, zoals Exchange, SharePoint, OneDrive en Teams. Geautomatiseerde back-up schema's en uitgebreide rapportage zorgen voor effectief databeheer. Met een externe MS365 back-up ben je beter voorbereid op dataverlies en -corruptie.

Herstel van data

Bij een calamiteit wil je snel en flexibel data kunnen terugzetten. Goede back-up oplossingen bieden de mogelijkheid om individuele items, mappen of complete sites te herstellen. 
Dit kan op basis van een specifiek moment in het verleden, wat je in staat stelt om data terug te zetten naar de staat waarin het zich bevond voordat het probleem zich voordeed. 
Het herstel kan plaatsvinden naar de originele locatie of een alternatieve locatie, afhankelijk van je behoeften. Deze flexibiliteit is essentieel voor het minimaliseren van downtime en het waarborgen van de continuïteit van je bedrijfsvoering.

Compliance en auditing

Voor veel organisaties is het kunnen aantonen van adequate databeveiliging cruciaal. Een externe back-up helpt hierbij door uitgebreide auditlogs van alle back-up en herstelacties bij te houden. Dit is niet alleen belangrijk voor interne controles, maar ook voor externe audits en naleving van wettelijke bewaarplichten. Bovendien biedt een externe back-up de mogelijkheid om data geografisch gescheiden op te slaan, wat een extra laag van beveiliging toevoegt. Rol gebaseerde toegangscontrole voor back-up beheer zorgt ervoor dat alleen geautoriseerde medewerkers toegang hebben tot gevoelige data.

Essentiële bescherming voor je data

Hoewel Microsoft 365 robuuste Cloud diensten levert, is een externe back-up essentieel om je bedrijfskritische data optimaal te beschermen. Het biedt cruciale extra beveiliging tegen diverse oorzaken van dataverlies en helpt je te voldoen aan compliance-eisen.

Wil je meer weten over hoe je jouw Microsoft 365 omgeving kunt beveiligen met een professionele back-up oplossing? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek. Onze experts helpen je graag de juiste strategie te bepalen voor jouw specifieke situatie.